治未病?工作减负、高效学习都可以有!

首先,我们重温一则关于中华医祖扁鹊的典故。相传战国时,魏文王问扁鹊:“你们三兄弟谁医术最高?”扁鹊答:“大哥最好,二哥次之,我最差。”魏文王不解:“何以见得?”扁鹊淡然:“大哥治病于病情发作之前,二哥治病于病情初起时,我治病于病情严重之时。大哥总能在一般人不知道的情况下事先铲除病因,所以,名气不大却医术最高。”

正如《黄帝内经》所载:“圣人不治已病,治未病,不治已乱,治未乱,此之谓也。夫病已成而后药之,乱已成而后治之,譬犹渴而穿井,而铸锥,不亦晚乎。”

这带给我们的启示是:防范胜于救治,标本兼治才最有效。在人才培训与发展领域,减轻学习负担、解决工学矛盾同样需要用扁鹊大哥的方法。

项目背景

在信息大爆炸和技术突飞猛进的当下,企业人员尤其是基层员工都很忙:忙于快速处理各种工作问题,忙于快速学习处理工作问题的方法。然而,业务和问题越来越多,学习也成了沉重不堪的负担。


项目框架

问鼎电力咨询接到某供电局的咨询任务后,着手设计本项目的根本性系统化的解决之道:从解读岗位职责开始,区分主营业务与非主营业务;对非主营业务进行分类归纳,从非主营业务的类型、来源、成因、特点、对主营业务的影响入手,梳理非主营业务的流程,发现需要改进的方向和优化的空间;给出提升建议,出台举措方法。最终,达到减轻班组压力,增添班组活力与效率的目的。

图1 问鼎电力咨询某市供电局基层班组工作减负与能力提升项目框架



项目主体内容

(1)工作职责梳理,厘清非主营业务颗粒度

问鼎电力咨询针对该供电局12个参与调研的班组,分别系统梳理了其岗位职责、班组人数、主营业务、非主营业务及其耗时、班组对减负的建议,明确了非主营业务与职责要求和主营业务间的差异。下图仅为其中的电费核算对账班的情况梳理。





通过调研,项目组发现,基层班组本职以外工作项目占全部工时竟然高达40%!详见图2。



(2)工作任务细分,定位工作学习负担属性

通过对各班组工作任务的匹配性与重要性分析,细分主营业务与非主营业务类别,从而定位工作学习负担的主要来源(非主营业务类别)是会议、报表处理、培训。详见表1。
表1 某市供电局班组非主营业务类别


(3)压力负担推演,警示非主营业务影响
项目组运用推演法,对非主营业务给工作带来的影响进行演绎,从而给到客户决策层显性化的警醒。

非主营业务给工作带来的影响主要为:
Ø  占用工作时间:9大典型班组的7种非主营业务占其工作时间的比例在10-40%;
Ø  降低工作效率:沟通交流不畅、延迟交付成果等;
Ø  影响班组士气:怀疑、抱怨、麻木、压力等。

(4)负担来源分析,洞悉问题产生根源
项目组采用“二分法”,穷尽负担和压力的来源,从而使得客户洞悉问题产生的根本性原因。



 
(5)减负策略设计,构建减负整体方案
通过对找到的问题的根源的分析,项目组设计了标本兼职的工学矛盾解决之道。




(6)落实改进计划,根治工学矛盾顽疾
主要从紧抓机制完善(流程、职责、激励)和能力提升(团队管理和精细化管理培训、两册落地)两方面入手,分三阶段具体实施减负工作计划:





小结:

问鼎电力咨询急客户之所急,不哗众取宠,秉承专业严谨务实的作风为客户一劳永逸地有效地解决了工作减负和工学矛盾突出的难题。


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