如何整合E-learning和知识管理

  当前,E-learning和知识管理之间尚有明显的区隔。E-learning侧重于挑选特定的主题来定制开发在线培训课程,提供给注册课程的员工学习。而知识管理则侧重于快速获取、组织和传递大量的企业知识。

如何才能使传统的在线培训课程与企业知识都能够便捷的获取、组织和传递呢?这就需要对E-learning和知识管理进行整合。
1、知识管理的五个阶段
要了解知识管理在一个组织中的影响,一个方法就是看其知识管理的生命周期和组织中知识的流动。日本学者NonakaTakenuchi曾经分析了隐性知识和显性知识之间的关系,并且描述了知识转化的四个阶段:社会化、外部化、组合化和内部化。在一个组织内部实施知识管理的目的是为增加个体的隐性知识,以利于解决工作中的实际问题,这就引出了知识使用的第五阶段——认知。
n      社会化:隐性知识在组织成员之间的传递。
n      外部化:将隐性知识转换成显性知识并放入知识库中。
n      组合化:不同的显性知识通过重新组合形成新的显性知识。
n      内部化:个人根据自己的需要,从知识库中提取显性知识,转化为个体自身的隐性知识。
n      认知:将隐性知识用于解决实际业务问题
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2、通过E-learning 强化知识管理
E-learning和知识管理的技术已经各自独立发展了很多年,当两者整合在一起的时候,E-learning技术不但会强化知识管理既有的5个阶段,而且会增加第6个阶段——反馈。
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n      社会化:增加胜任力和技能评估环节,有助于识别组织中拥有特定兴趣、技能和知识的个人。
n      外部化:为了更方便的将知识分享给其他人,有专门的系统从知识持有者那里获取知识,提高了知识获取的效率。
n      组合化:产品和业务流程知识被重新组合,并将教育技术融入其中,使得学习更为快速和高效。
n      内部化:通过胜任力和技能评估,有助于识别个人知识结构或工作技能的不足,并为个人提供相应在线培训。如有必要,还可以加入评估的环节,以确保个人学到了知识。
n      认知:通过在恰当的时间提供个人所需的培训,实现按需学习,使培训成为个人绩效支持的工具。
n      反馈:通过评估环节提供的反馈信息,我们可以了解个人学习状况以及应用所学知识解决实际业务问题的能力。
2E-learning 强化后的知识管理,可以认为是修改后的更加细化的图1。在图2中,知识持有者向学习者传递隐性知识可以选择社会化方式,也可以新建显性知识并存储在知识库中。知识组织者(可以是人,也可以是软件程序)将新建的知识与知识库中已有的知识联结起来,或者将已有知识进一步提炼加工。教学设计师(可以是人,也可以是软件程序)通过添加预评估、额外学习辅助工具和学习后评估来组织知识的学习。知识搜寻者通过有指导的在线学习来学习显性知识,并将所获得的知识社会化或内化之后,应用于企业内部的实践。学习者的实践表现接受评估并且作为反馈重新进入知识库中,以帮助判断是否已经掌握所需技能以及是否需要进一步的在线学习。
3、具体的业务场景
本节通过三个业务场景系列来展现知识管理和E-learning是如何一步步融合的。
为了完成公司目标,提升员工工作效率是关键。这就要求员工在“恰当的时间”接受“刚好够用”的“恰当的知识”。员工所需要的“恰当的知识”由该员工在公司中的角色以及他们所参与的项目和流程所决定;“恰当的时间”指员工恰好需要某些知识以完成特定任务的时候;“刚好够用”指为完成任务所需要的全部知识并且没有多余的知识。
3.1 业务场景1:传统E-learning
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假设存在一个大型企业,拥有1000名销售人员,每人销售100件产品;1000个工程师和市场人员,每个月创造和发布5款新产品(或者产品升级);5个教学设计师,每月开发2.5个小时的简单在线课程,这些课程用于培训销售人员熟悉新产品,侧重于信息传递而非技能发展。
教学设计师通常需要系统地与工程师和市场人员交流,以找到现有的在线内容,或学习足够的知识用于开发课程。学习对象被创建后存储于学习对象库中,今后在其他课程中也可以重复使用。这有助于对现有产品开发新课程,但是对新产品的课程开发用处不大。
在场景1中,企业通常会遇到以下问题:
ü      有些内容可以用于课程开发,但教学设计师并不知道。
ü      有些内容教学设计师知道存在于企业的某处,但是很难找到,即便找到了,也可能是错误的。
ü      教学设计师没有足够的时间与所有的工程师和市场人员交流,因此他们只能设计很少的课程。
ü      5个教学设计师每月只能开发2.5门课程,只能满足部分新产品的培训需要。
3.2 业务场景2:基于企业内容管理的E-learning
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在这个场景中,企业使用一个内容管理系统来创建、存储和升级来自1000名工程师和市场人员的新产品知识。由于教学设计师可以方便的找到和重复利用工程师和市场人员创建的内容,工作效率得以提高。当内容管理系统中的内容升级时,教学设计师创建的学习对象也会自动更新。这种方式可以使得5个教学设计师每月能够开发5门课程。
然而,在场景2中,企业也同样会遇到下列问题:
课程是建立在较小的、可重复使用的学习对象上,但是,销售人员学到的是完整的课程,而非单个的学习对象。
员工创建的产品知识并没有都嵌入课程中。电子邮件,备忘录,销售电话记录,语音信息,会议记录,产品召回,支撑性客户的问题报告,客户公司人员和战略的变化等等都包含使销售人员工作更有效的知识。
销售人员有可能不知道有这种知识的存在,于是花费宝贵的时间直接与工程师、市场开发人员或者其他销售员交流以获得知识。而且,在这一过程中,他们还可能与不合适的人交流获得错误的信息。
3.3 业务场景3:基于企业知识的E-learning
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场景3见图5。在这个场景中,公司中的E-learning不仅融入了内容管理系统中的内容,而且也融入了在知识管理系统中获得的知识。这些知识包括:E-mail信息,备忘录,销售电话记录,音频信息,会议记录,产品召回,支撑性客户的问题报告,在前一部分中提到的客户公司的人员和战略变化。但知识也包括个体雇员的角色、技能、专长、业绩的信息,这些信息能够简化将隐性和显性知识传递给销售人员的过程。这些知识可以使得销售人员确定正确的学习目标,联系合适的人以学习隐性知识。从表5中的多个信息来源中找到合适的内容和合适的人的关键,是一个包含概念、关系和企业流程的元数据。
在这一场景中,知识能通过不同的媒介包括webPDA和移动电话来传播,这使得销售人员能够随时随处接受知识。为了与多种知识传播媒介相匹配,E-learning应当以更小更简短的方式进行。
5表明,教学设计师的角色仍是组织知识的学习,但教学设计师将会更高效。在这个场景中,组织知识的责任由知识管理者和自动化的软件程序承担。因为知识创造系统更加智能,组织知识更为便捷,5个知识管理者和5个教学设计师将能每月创建1000个学习对象。
4、结论
本文提出了一个整合E-learning和知识管理的模型,阐述了如何应用E-learning技巧和技术提高企业的知识管理水平。这个模型在一些实际业务场景中的应用可以说明这种整合的优势。而且,这些场景也为新的整合E-learning和知识管理的系统提供了一个演化方向,即更有效的获取和传播知识。

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