如何甄别组织学习需求的有效性

身为培训工作者,我们知道,培训不是万能的,我们不能对所有的培训需求说不,但,如何判断在什么情况下说不呢?
 
“培训部门存在的意义在于让员工掌握工作必需的知识和技能,培训专家则应该来完成培训所能填补的知识和技能空缺”。这是大多人的理解,这样的理解对吗?

错!事实上,通常情况下只有一半的培训需求与学习有关,作为专业的培训工作者,你需要能够甄别出哪些培训需求是有效的,是通过培训可以解决的,哪些需求不能。对于那些无法通过学习解决的问题,即使你组织再多的班级,请再好的老师来,问题仍在那里,不离不弃。

假如一位员工在某个产品线的销售配额方面遇到了困难,主管经理要求培训部门组织关于产品线销售配额的集中培训,培训部门照做了,但,一个月以后,主管经理却发现自己也遇到了同样的问题。那么问题在哪里呢?

原因很简单,培训永远无法解决培训之外的难题,如果培训部门能花时间了解需求的根本原因,你会发现问题不是员工缺乏知识,而是动机不足。

面对绩效差距,很多人首先想到培训,然而,有的情况下培训并不能解决根本问题,所以进行培训需求分析(TNA-training needs analysis)非常有必要。

Establish a process and guidelines建立一个流程和指引

培训需求分析的第一步是建立甄选需求有效性的固定流程和指引,为确保信息收集的一致性,培训部门需制定一个书面的指引给部门所有的员工使用,然后请所有你认为有培训需求的人依照指引来判断需求是否可以由培训来解决。

不管培训需求分析是主动执行还是被动执行,只要与企业的整体发展战略相结合,都是非常有效的。因为它可以帮你判断哪些培训计划是综合企业发展需求提出的。

Set performance expectations 设定绩效期望

第二步,采访公司管理者、各部门管理者,了解他们对于自己团队的绩效期望是什么,现有的绩效水平是什么,找到绩效差距,然后建立一个绩效期望清单。清单需反映出给予公司的整体发展战略下对各部门的绩效要求,同时还要反映出基于公司的绩效要求各部门以及各岗位员工所存在的差距。这个清单的目的是让大家更好理解基于公司对具体岗位的绩效期望所对应的技能要求。

Isolate the gaps判断差距原因

第三步,确定了绩效差距后,接下来就需要判断这些差距是否可以通过培训来解决,以下是甄别是否可以通过培训弥补差距的步骤和需要思考的问题。

你所发现的问题是出现在单个个体身上还是群体?如果问题仅存在于个体身上,那么就需要做更进一步的研究,判断这样的结果是否是其他原因(比如上文中所提到的动机不足)。

l  这种差距是否影响到生产效率
l  这种差距是否会导致员工流失
l  这个差距是否会导致同事的投诉

这样的问题是否是工作环境(条件)造成的
l  是否给直接下属提供足够的工具条件以帮助员工完成绩效
l  你的直接下属是否有了足够的参考资料和工作援助手段以完成绩效
l  直接下属所提到的环境问题是否得到了改善?如果是,如何改善的?
l  你是否能找出阻碍工作发展的因素?如果能,它们是什么?

你有没有与你的直接下属讨论过这些问题?如,你的公司可能在发生一些变化,下属需要时间适应。

Prioritize needs为需求做优先排序

根据公司的规模和复杂性不同,有效需求的数量也不尽相同,甄别出哪些需求可以立即解决,哪些需要推迟是个难题。如果你的公司资源有限,你需要找到一种方法来客观地设置资源使用的优先级,以下的一些问题可以引导你做培训需求分析。

哪些业务、项目、计划会受到影响,把优先权集中在对业务影响大的举措上非常重要。
有多少员工会受到影响?具体人数多少。
培训项目什么时候启动?制定好培训时间计划表。
是产品类还是服务类培训,是否是新的培训项目?如果是新的,尽量提前做好充足的准备,是只需要简单做幻灯片演示还是要设及整体的课程框架。
是否是允许有替代方案?如果你有多重选择,那么选择最创新性的,课堂培训并不总是最持久或者成本最合算的解决方案。比如,你应该先想好多种解决方案:把课堂培训分成一个组,通过指定材料自学分成另一组,主题专家和虚拟会议分成第三组。
你打算如何进行培训收尾,管理期望和设定清晰的培训目标非常重要。

Develop a plan制定个体发展计划

正如前面所提到的,确定好优先权后,宏观上的需求往往不能完全满足个体的需要,所以,我们还需要同时制定个体发展计划(IDP- individual development plan),以确保个体能够完全掌握工作必须的知识和技能。管理者需要与下属一起探讨出具体的个人发展目标,如,面对知识的更新升级,员工需要接受主题专家的指导。虽然培训可以在任何时候发生,个体发展计划还是需要提供了一个非常清晰的发展框架。这也是需求驱动的,它允许员工创造性地构建自己的发展计划。

员工发展计划的例子包括:
l  参与线上学习计划和在职学习。
l  完成具体的计划
l  接受培训或找一个导师
l  通过阅读或撰写白皮书进行提升
l  参加各种会议
l  参加认证项目或大学的计划。

培训部门必须确保所有的员工都能与直接主管共同探讨自己的发展计划,发展清单应该是可以跟踪并能进行修改的,比如,如果部分员工想学一种通用的技能,那么这个学习不再是个体需求,可以采用小组学习。有了培训需求分析结果和个体发展计划后,你可以对二者进行优先排序,然后再根据有效的培训需求制定相应的执行策略。

Know when to say no在适当的情况下说不

通过这些步骤,你可以判断哪些需求真正与培训相关,然后再去实现这些需求。它可以保证你的团队正确分配资源、降低失败率并顺利完成培训计划。至于其他的需求,请勇敢说不!
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